各二级学院、各部门:
根据工作安排,学校2017年度形成的文件材料归档工作即将开始,请各二级学院、各部门认真收集、整理本单位2017年度形成的文件材料,按归档要求移交至校档案馆。现就有关事项通知如下:
一、归档范围
1.2017年1月1日至12月31日,学校在党政管理、教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理和实践活动中形成的、具有保存价值的文件材料均应归档,归档范围及类目条款参照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》执行(详见校办公室网页“档案管理”栏目“学校档案工作规范”)。
2.照片、声像、电子等载体形式的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.获得省级以上奖励的各种证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案也应归档。
二、归档要求
1.各单位分管档案工作的负责人要加强对本单位归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,认真学习、对照《滁州学院各类档案归档范围和保管期限表》,做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作,确保完整、准确、系统。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档。
2.校党委、行政的文件材料,由校办公室收集归档;各单位的文件材料由本单位收集归档;文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
3.归档的纸质文件材料包括文件正本、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料,底稿应保存原始手改稿,重要材料应保存历次手改稿。
4.重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。
5.归档的文件材料原则上必须是原件,凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。
6.归档的文件材料必须齐全、完整。兼职档案员在整理文件材料的过程中要逐件、逐项检查,确保不缺页,不漏项。
7.归档的照片、声像、实物等文件材料,须标明人物名称、事由(事件)及时间等;归档的电子文件材料,须标明与纸质文件材料相符的标题及时间。
三、归档程序
1.归档验收:文件材料移交时,交接双方须当面清点核对,档案馆按档案管理要求进行检查验收,不符合要求的退回归档部门,合格后方可办理移交手续。
2.移交手续:各归档单位兼职档案员负责统一向档案馆移交本单位的文件材料。移交时,须填写“滁州学院档案移交(交接)登记表”(见附件),一式两份,双方签字盖章后各留一份备查。
3.移交地点及联系电话:校档案馆(会峰校区行政楼六楼601室),3511015,15955501889;邮箱:1142699073@qq.com
4.请兼职档案员关注学校档案群(群号:182175376),加强档案工作联系。
四、归档时间
全校归档时间统一安排在4月16日至5月25日,各单位具体归档时间安排如下:
4月16-20日 | 办公室、组织部、宣传部、人事处 |
4月23-28日 | 科技处、教务处、监审处、发展规划处 |
5月2-9日 | 学生处、财务处、国际交流与合作处、后勤管理与基建处、机关党总支 |
5月10-17日 | 资产与设备处、保卫处、图书馆、工会 |
5月18-25日 | 团委、后勤服务集团、继续教育学院、各二级学院 |
附件:滁州学院归档文件材料移交(接收)登记表.doc
校档案馆
2018年3月21日